法律经验

OA系统上的规章制度是否有效?

2021-02-24 17:01:24  点击:

规章制度作为企业的小宪法,对于公司人力资源的管理,至关重要。《劳动合同法》第四条对规章制度的效力,第三十九条第二项对于劳动者严重违反规章制度,企业有权解除劳动合同以及《劳动法司法解释(四)》第十二条对于解除劳动合同的前置程序的规定,成为企业依托规章制度解除劳动者的重要条款。

 

实践中,用人单位往往将规章制度挂在OA系统,需要援引时,往往不为劳动者所认可,用人单位面临无法辞退员工的窘境。那么,OA系统上的规章制度是否有效呢?博主认为,下附案例,一定程度反映规章制度在OA系统上的公示作用比较弱,虽然有证人进行证明,但因为证人与企业具有利害关系,证据力也很弱。即使劳动者签字已经阅读,但考虑到实践中规章制度的修订以及规章制度需要经过事前的民主讨论,规章制度仍然存在效力管理上的困难。

 

博主认为:

1、公证在实践中不一定可行,且部分公司频繁修订规章制度,也存在管理成本高的问题。

2、仅仅有规章制度的公示,程序上并非完备。

3、电子证据在实践中因为容易篡改,证据力较弱,需要其他证据补强。

 

从用人单位的角度,博主认为,需要企业重视从员工入职,到内部管理制度的构建,以及规范规章制度的运行等多个角度,增强规章制度在企业管理员工上的作用,切勿因规章制度无效而面临束手无策的境地。

 

从劳动者的角度,博主认为,规章制度上的瑕疵,容易为企业所忽略。如企业采取严重违反规章制度辞退劳动者,一般涉嫌违法解除。

 

参考法律依据:

1、《劳动合同法》

第四条 【规章制度】用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。
  用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。
  在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。
  用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

第三十九条 【用人单位单方解除劳动合同(过失性辞退)】劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:

(二)严重违反用人单位的规章制度的;

2、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(四)》
  第十二条 建立了工会组织的用人单位解除劳动合同符合劳动合同法第三十九条、第四十条规定,但未按照劳动合同法第四十三条规定事先通知工会,劳动者以用人单位违法解除劳动合同为由请求用人单位支付赔偿金的,人民法院应予支持,但起诉前用人单位已经补正有关程序的除外。

 

参考案例(案例来自北大法宝):

百得(厦门)工业有限公司诉何美兰劳动争议纠纷案

 

福建省厦门市海沧区人民法院
民事判决书

(2013)海民初字第879号

  原告百得(厦门)工业有限公司。

  法定代表人NATHAN ERIK FAGRE。

  委托代理人沈学。

  委托代理人林艳婷。

  被告何美兰。

  委托代理人林秉哲。

  委托代理人陈萍。

  原告百得(厦门)工业有限公司(以下简称"百得工业公司")与被告何美兰劳动争议一案,本院受理后,依法由审判员陈基周独任审判适用简易程序公开开庭进行了审理。原告百得工业公司的委托代理人沈学、林艳婷,被告何美兰及其委托代理人林秉哲、陈萍到庭参加诉讼。本案现已审理终结。

  原告百得工业公司诉称,2007年9月,被告因劳动派遣至原告处工作,双方于2008年7月1日签订劳动合同,双方签订的最后一份劳动合同期限至2014年6月30日。2012年9月22日,被告因违规操作受伤,违反原告公司规章制度被处以黄色警告处罚,扣4分,被告签字认可。事故发生后,原告在调查事故经过时,发现被告故意隐瞒编造事故发生的原因,属撒谎行为,依据原告处规章制度,应给予红色警告,扣六分。同时依照原告规章制度,违纪扣分达10分可以解除双方的劳动合同,而被告因黄色警告和红色警告已经达到了扣10分,符合规章制度规定的解除劳动合同的情形。此外,由于被告重大违纪的严重失职行为,给原告造成了重大经济损失,导致原告支付被告医疗费、停工留薪期工资等各项费用已经达到5000元(人民币,以下均同)以上,亦符合原告公司规章制度可以解除合同的情形,故原告依法解除了与被告的劳动合同。然而,被告却于2012年12月7日向厦门市海沧区劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁,要求原告支付违法解除的赔偿金和停工留薪期工资。现因对劳动仲裁裁决结果不服,特向法院提起诉讼,请求判令:一、原告百得工业公司无需支付被告何美兰赔偿金19118.52元;二、本案诉讼费由被告负担。

  被告何美兰辩称,一、被告并没有违章操作事实。被告操作导致受伤的机台并没有经过培训。被告受伤是由他人违规操作造成的。二、被告并没有骗取工伤保险。三、原告解除劳动是以被告存在严重的违纪失职行为为由,但原告在解除劳动合同时并没有告知。原告所称的规章制度,并未公示和告知劳动者,该制度不具合法性。四、原告解除劳动合同告知工会的程序不合法。综上,请求驳回原告的诉讼请求。

  经审理查明,被告何美兰因劳务派遣自2007年9月26日起在原告百得工业公司处工作,后双方于2008年7月1日签订书面劳动合同。双方间签订的最后一份劳动合同期限至2014年6月30日。2012年9月22日,被告在工作中受伤,后被相关单位认定为工伤。2012年11月7日,医院为被告出具医疗终结结论,其后被告自愿放弃进行劳动能力鉴定。2012年11月21日,原告以被告"其他违纪原因"为由,解除与被告的劳动关系。2012年12月7日,被告何美兰向厦门市海沧区劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁,请求裁决原告:一、支付被告违法解除劳动合同赔偿金24167元;二、补发被告2012年9月22日至2012年11月7日的停工留薪期工资1498元。2013年1月16日,厦门市海沧区劳动争议仲裁委员会作出厦海劳仲案[2013]13号裁决书,裁决:裁决书生效之日起十日内,原告百得工业公司应一次性支付被告何美兰停工留薪期工资1013.62元、违法解除劳动合同的赔偿金19118.52元,以上款项共计20132.14元。现原告不服上述裁决,故于2013年2月4日诉至本院。

  另查明:一、原告举证《奖励惩罚制度》一份,拟证明其公司关于违章违纪行为处理的规章制度。该《奖励惩罚制度》规定:员工违反公司规章制度的行为将被视为违纪行为,并受到处罚。公司实行违纪累计扣分制度,根据违章违纪情节的轻重,违章违纪处罚类别及扣分行为可分为:……黄色警告,扣4分;红色警告,扣6分,解除劳动合同,扣10分。当员工违纪累计扣分满10分时,公司将与其解除劳动关系。根据该《奖励惩罚制度》,可处以黄色警告处罚的情形包括"不遵守工作指导书或规定操作规范,经指正不改造成不良影响的"、"违章操作,违章指挥等不遵守安全操作规程的行为,但未酿成事故"等,可处以红色警告的情形包括"伪造证明、隐瞒或编造事实,骗取病假或工伤待遇"等,可处以解除劳动合同处罚的情形包括"严重失职或违规违章操作,造成人员伤亡或重大事故,或给公司造成重大经济损失(损失达人民币5000元以上)"等。关于该《奖励惩罚制度》,被告庭审质证对其真实性、关联性、合法性均不予认可。原告庭审陈述公司有成立工会,没有职工大会,所以规章制度的制定是向员工征询意见,但最后的形成是通过董事会;关于制度的公示,管理层是通过公司的OA系统,其他的像被告何美兰一类的员工是通过宣导,通过张贴在公告栏,另一种形式是对后进员工进行培训;原告还陈述被告是流水线工人,工作是操作机台,没有配备电脑。

  二、原告在2008、2009年间有对被告进行岗位培训和安全培训,相应的岗位培训及安全培训记录表中未载明有关于《奖励惩罚制度》的培训。被告庭审陈述其发生工伤事故时操作的机台是2010年10月开线的,被告并未经过培训,根本不知晓该机台操作的"操作指导书规范",也未收到该机台的操作指导书。原告庭审确认被告受伤操作的机台与其受过培训的机台是不同类型的机台。

  三、原告在劳动仲裁庭审时申请其员工刘涛、黄玉凤出庭作证。刘涛在仲裁庭审作证陈述:其是原告处员工,于2007年4月23日入职原告处,职位为环境健康安全协调员,负责原告处的健康安全。2012年9月22日其接到主管电话告知发生工伤事故,到被告何美兰处进行事故调查。其询问被告事情经过,被告告知不清楚事情经过,手突然就被压了。其不清楚事故发生的实际情形,但写了事故报告,后发给厂长,不清楚被告因此次事故被处以黄色警告。两周后,听说当时被告是与他人一起操作机台导致事故发生。其知晓原告处的《奖励惩罚制度》,原告将该制度发布在公司的网站上,原告发布时都会通知员工。被告的主管应该会通知被告,原告处的人力资源部在制定《奖励惩罚制度》前有向各部门询问这一制度的合理性,《奖励惩罚制度》制定后有通知员工去了解该制度。原告处有工会。刘涛还陈述:发生事故时其不在现场,其仍在原告处工作。事后被告告知其是两个人在操作机台。《奖励惩罚制度》更新时都会通知员工去了解。被告的主管有义务告知被告了解规章制度,但其不知道被告的主管是否实际有告知被告。原告处的人力资源工作人员有向本人询问过《奖励惩罚制度》的合理性,但不清楚是否被告询问过。不清楚《奖励惩罚制度》每次修改是否通过工会讨论。证人黄玉凤在仲裁庭审作证陈述:其是原告处员工,于2007年入职原告处,职位为被告何美兰的线长,负责安排该生产线员工的工作。事故报告是其最先写的,被告从医院回来后才开始调查。被告告诉其不知为何另一同事会到被告身边。后其询问另一同事,该同事陈述因发现一些问题到被告处查看,也不清楚为何会按到绿色按钮。其听到申请人叫了一声,后到现场,看到被告手压伤。……原告会在公告栏贴出相关信息,其在公告栏看到《奖励惩罚制度》,只是大概了解,具体细节不清楚。员工在入职时会接受规章制度的培训。新旧两种机台的操作原理相同,新机台操作前,原告有发放受控文件,放在生产线上,所有生产线的员工都可以去翻阅。员工如果会操作旧机台就会操作新机台。黄玉凤还陈述:其仍在原告处工作,职务仍为线长,被告受伤当日不在现场。原告通过邮件及公告栏的形式向有电脑及没有电脑的员工发布信息。其对是否有张贴《奖励惩罚制度》没有印象。记不清新机台投入使用的时间。被告有接受旧机台的培训,但不清楚有否接受新机台的培训。原告会通过开会宣传,在车间、车间门口及食堂门口三处公告栏会张贴规章制度。新旧两种机台的操作原理相同,员工在操作新机台前后有人员进行培训,员工有独立操作资格后,会让员工自行操作。原告在2012年年初有进行安全宣导宣传活动,原告有通过开大会、开小会及安排机修人员进行宣导。被告有参加大会,但并未单独安排机修人员进行培训。

  四、2012年9月21日,原告连续向被告宣布两项处罚决定。当日,原告首先向被告宣布一份《违纪及处罚通知书》,载明被告"没有按照操作指导书规范操作,一手按操作按钮一手调整产品,导致安全事故发生","根据公司的《奖励与处罚规定》",决定给予被告黄色警告处罚。被告在该《违纪及处罚通知书》下方"接收签名及日期"一栏签名。随即,原告又向被告宣布一份《违纪及处罚通知书》,载明被告"隐瞒、编造事实,给予红色警告处分。根据公司奖励惩罚制度规定,员工违纪累计扣分满10分,公司将与其解除劳动合同关系",决定给予被告开除的处罚。就此份《违纪处罚通知书》,被告拒绝签字。就此,被告庭审陈述,"第一次我以为只是一个黄色警告,我就签了;第二次公司说我撒谎,给我发一个红色警告,我就不理解了"、"我就是简单地认为黄色警告没什么关系,所以我就签了"。当日,原告还给被告开具了《终止(解除)劳动关系证明》(载明终止劳动关系原因为单位辞退,辞退时间2012年11月21日)、《离职证明》(载明离职类别为公司解除合同—其他违纪原因)。是日,被告还在原告的《员工离职移交会签表》上签字,确认取得了前述《终止(解除)劳动关系证明》、《离职证明》以及《公积金支取/转移申请表》、《失业证》等资料。

  五、在前述宣布处罚决定过程中,原告对双方人员的对话进行了录音。录音中有如下对话。原(指原告公司人员,下同):首先是9月22日那天因为你没有按照公司规定的守则去操作机台,以至于发生工伤事故,把自己的手给压伤了,就这个事情本身,我们根据我们公司的奖惩条例给你一个黄色警告处分。被:当时我自己在那边操作的时候,是我自己在那边做得好好的,我觉得她当时也很奇怪,怎么就(突然)跑到我这边来按这个按钮,然后当时我也没意识到安全问题。……原:但从你来说,你还是没有按照公司的安全规则去做。被:我就是不知道,知道的话我再怎么也不会拿自己活生生的好手去造成这样子。原:这个当时我们也问过了,你进厂的时候,包括你上岗的时候,你线长、组长都有培训……,所以这件事本身就已经很明显,你肯定是违反了这个纪律,对不对?被:我也不知道算不算违反……。原:……对于这个事情给你个黄色警告,签在后一页上。被:代表什么?原:黄色警告扣四分,然后这边还有一个处分,那是第一个,所以我们一个个看。被:那比如说有100分的责任,那我的责任大概占多少?原:你的责任就是你违反了公司的安全操作规定,那么按照公司的奖励惩罚制度来说,你就是黄色警告,这就是你的责任。被:占多少?百分之几的责任?原:你对你的行为是100%负责的……。原:从公司的角度你不能说你没有意识到,相关的培训也做过,不只做过一次。被:也没有什么……。原:而且我们公司这些机台都有相关的警示标志,应该说我们公司今年以来,对安全也是一而再,再而三的强调,所以你不能说你不知道,这个是不能接受的……。被:对啊,其实我过去也没有给我培训什么的。原:如果你今天是第一天刚刚过来上班,公司没有进行任何培训,你说你不知道,这可以理解。被:对啊,我过去上那个岗的时候也是我自己去学着做的,也没有什么直接人过来培训。原:这怎么可能?我们都有记录,怎么会没有。所以你看我们给你这个判断,你觉得有问题么?被:是啦,我觉得人就是这样子,一就是一,二就是二,那天她过来我不懂得去拒绝她,我承认。原:那如果是的话,那你就在后面把字给签了……。……原:然后这边还有一份也是针对你的处分,这个事情是这样的,因为在9月22日那个事情发生的当天,你和江春虹没有在第一时间将真实情况向公司汇报。被:这是他们在求我不要说实话。当时我自己都晕了两次。那天我都快要崩溃了。江春虹一直跟我说,你不要说实话,我保证把你的手看好,要不然你说实话的话,我会被开除的。原:所以说当时你也就同意了她的这个请求,当时你们就把这事情给隐瞒掉了,就没有如实地去汇报这个情况,当时是想跟她私了,对不对?被:当时是她找我私了。原:那你也同意了,对不对?被:我想我就想我们也是几年的工友了……我不想她工作没有了,还有就是我想公司能不要报工伤就不要报工伤,然后影响公司的一切什么的嘛……。原:所以后来你就同意了,对不对?你就没有把事实情况及时说出来。……原:因为这个事是这样子,根据我们奖惩条例的规定,隐瞒编造事实,这样的话我们相当于要给予一个红色警告处分,那根据你的陈述的话也是非常清楚的。被:后来就是她不想对我的手负责了,叫我要去报工伤了。原:对,这个是你后来的事情,我想说是你当天发生的事情。被:就是你要了解一个情况,从前面到中间到后面是怎么回事。原:这个情况跟我了解的都一样,不管这个前因后果怎么样,事实本身是你当时是隐瞒和编造事实,没有第一时间把这个情况如实向公司讲清楚。这样为我们后来这个事情造成麻烦。根据我们公司的员工的奖惩条例,这种情况就属于红色警告处分。……原:对于隐瞒编造这个事情是很清楚了,没争议的,那根据公司的政策就要给你红色警告的处分,那同时按我们公司的规定,如果在合同期内,你的违纪处分累计达到10分的话,公司就要跟你解除劳动合同。那之前有个黄色警告,加上红色警告就是正好10分。被:你这样子处理事情确实是不公平的……。

  六、原告处有成立工会。2013年1月23日,该工会向原告出具一份《解除员工劳动合同告知回复函》,载明"我会已得知并同意公司根据《员工奖罚制度》对何美兰作出的解除劳动合同的决定。特此回复。"该复函加盖"百得(厦门)工业有限公司工会委员会"印章,并有"叶立明"签名。叶立明是原告公司人力资源部经理,也是原告公司工会副主席,其在本案劳动仲裁阶段是原告的代理人。

  七、原告原诉讼请求还包括请求判令原告无需支付被告停工留薪期工资1013.62元,后原告于本案庭审中当庭撤回该部分诉讼请求,本院已口头裁定予以准许。原、被告双方庭审确认除对应否支付违法解除劳动合同赔偿金存在争议外,对仲裁裁决的其他事项都认可。本案劳动仲裁裁决查明被告计算经济补偿金的月平均工资为2124.28元,原、被告庭审确认对仲裁查明的事项均无异议。原告还确认,假设存在违法解除劳动合同的情形,其对劳动仲裁裁决的19118.52元赔偿金数额没有异议。                                                       
  上述事实,有原告百得工业公司提供的厦海劳仲案[2013]13号裁决书及送达回证、《奖励惩罚制度》、岗位培训记录表、《违纪记录及处罚表》、《违纪及处罚通知书》、《员工离职移交会签表》、《厦门市工伤保险待遇审核表》、《厦门市工伤保险一次性待遇支付通知单》、《解除员工劳动合同告知回复函》、录音光盘,被告何美兰提供的劳动仲裁庭审笔录、《终止(解除)劳动关系证明》、《离职证明》,以及本案庭审笔录等予以证实。

  本院认为,本案系劳动争议,双方争议焦点在于原告百得工业公司是否违法解除与被告何美兰之间的劳动合同。虽然原告在本案起诉前取得了其公司工会关于同意解除相应劳动合同的书面复函,已经补正告知工会的有关程序,但原告系以被告严重违反规章制度为由解除与被告的劳动合同,故在补正前述程序之外,仍须就其主张的依照规章制度而解除能否成立进行审查。第一,关于原告处的《奖励惩罚制度》是否有向被告公示或告知被告。首先,虽原告在2008、2009年间有对被告进行岗位培训和安全培训,但相应的岗位培训及安全培训记录未载明存在关于《奖励惩罚制度》的培训。其次,原告确认被告没有配备电脑,从常理角度,显然其也不能通过所陈述的OA系统向被告公示或告知规章制度。再次,关于是否张贴公告、进行宣导,仅有仲裁庭审时的证人证言予以证明。两名证人均是原告的员工,在原告处担任一定职务,其证言的证明力相对较低。关于《奖励惩罚制度》的公示,证人刘涛陈述原告将规章制度发布在公司的网站上,发布时都会通知员工,被告的主管应该会通知被告,但其不知道被告的主管是否实际有告知被告。其对被告主管有无告知被告相关规章制度并不知道,也并无陈述任何关于张贴公告的情况。证人黄玉凤虽陈述了公告栏张贴的情况,但其先明确陈述有在公告栏看到《奖励惩罚制度》,只是大概了解,具体细节不清楚,但其后又陈述对是否有张贴《奖励惩罚制度》没有印象。可见,两名证人的证言相互之间不能印证,还存在陈述前后不一的情形。最后,虽然原告在录音中多次提到《奖励惩罚制度》,在《违纪处罚通知书》也载明依据《奖励惩罚制度》作出处罚,被告在作出黄色警告的《违纪处罚通知书》上签字,但该通知书也载明被告签字是"接收签名"。而从被告关于黄色警告"代表什么?"以及关于"比如说有100分的责任"等问话可见其对相关制度规定并不知晓。故不能仅以原告提到或被告接收的文书中载有相应内容,即认定有事前向被告公示或告知相关制度。综上几个方面,本院认为原告主张其有向被告公示或告知《奖励惩罚制度》证据不足,本院不予采信,该《奖励惩罚制度》在本案中不能作为案件处理之依据。第二,即使前述《奖励惩罚制度》确有公示或告知被告,根据查明的事实,原告在本案解除合同的理由也不能成立。首先,根据原告提供的录音和《违纪及处罚通知书》等证据,原告解除劳动合同的理由是被告被处以黄色警告(违章操作)、红色警告(隐瞒、编造事实)累计扣分达10分,而并非是造成经济损失5000元以上等其他理由。其次,根据查明的事实,被告受伤时操作的机台与其接受过培训的机台不同,本案证据不能证明原告有对被告操作新机台进行了合理的培训。在未给予充分合理的培训的情况下,认定被告违章操作依据不足。再次,原告的《奖励惩罚制度》规定的是"伪造证明、隐瞒或编造事实,骗取病假或工伤待遇"方处以红色警告。根据查明的事实,可以认定被告确实存在原告所称"没有在第一时间将真实情况向公司汇报"的情况,但显然被告并无骗取病假或工伤待遇。

  综上两个方面,本院认为,原告于2012年11月21日以违反规章制度为由解除与被告的劳动关系不符合法律规定,属于违法解除。原告违法解除劳动合同,依法应向被告支付二倍于经济补偿金的赔偿金。被告自2008年7月1日起与原告签订书面劳动合同,至2012年11月22日,工作年限近4年5个月。据此,原告应向被告支付的违法解除劳动合同的赔偿金为19118.52元(2124.28元×4.5×2)。此外,对于劳动仲裁裁决的其他事项,双方均予以认可,本院予以照准。综合上述,依照《中华人民共和国劳动合同法》第四条、第三十九条、第四十七条 、第四十八条 、第八十七条、《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条第一款、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(四) 》第十二条之规定,判决如下:

  一、原告百得(厦门)工业有限公司于本判决生效之日起十日内支付被告何美兰违法解除劳动合同赔偿金19118.52元、停工留薪期工资1013.62元,合计20132.14元;

  二、驳回原告百得(厦门)工业有限公司的诉讼请求。

  如原告百得(厦门)工业有限公司未按指定的期间履行给付金钱义务,应当依照《中华人民共和国民事诉讼法》第二百五十三条之规定,加倍支付迟延履行期间的债务利息。

  本案受理费10元,减半收取5元,由原告百得(厦门)工业有限公司负担。

  如不服本判决,可在判决书送达之日起十五日内,向本院递交上诉状,并按对方当事人的人数提出副本,上诉于福建省厦门市中级人民法院。

                                               审 判 员   

                                                  陈基周

                                           二0一三年五月八日

                                          书 记 员   李 

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